Por Felipe Pinto Gomes

Escolher Fornecedores sem Apostar no Escuro

Você está prestes a assinar um contrato de R$ 2 milhões com um fornecedor de tecnologia. Sua carreira pode depender desta decisão. A proposta parece sólida no papel, mas você sabe que:

• 68% dos projetos de TI falham por problemas com fornecedores
• O custo real médio excede o orçamento em 40%
• 45% dos executivos de TI já foram demitidos após fracassos de projetos críticos
• Disputas contratuais consomem 30% do tempo de gestores seniores

A questão não é SE você terá problemas com fornecedores, mas QUANDO – e se você terá ferramentas para prevenir, detectar e corrigir antes que seja tarde demais.

Por Que Métodos Tradicionais de Seleção Falham

O Problema das RFPs Tradicionais

Você já viveu este cenário:

1. Time elabora RFP de 80 páginas (ninguém lê completamente)
2. Recebe propostas de 120 páginas (ninguém entende totalmente)
3. Faz apresentações de 3 horas (PowerPoint com promessas bonitas)
4. Escolhe baseado em “feeling” + menor preço
5. Assina contrato com 200 cláusulas (ninguém revisita)
6. Descobre problemas apenas quando é tarde demais

Resultado: Orçamento estourado, prazos perdidos, qualidade comprometida, riscos não mapeados – e você explicando ao CEO o que deu errado.

As 5 Falhas Críticas da Abordagem Tradicional

1. Excesso de Informação, Déficit de Entendimento

• Documentos volumosos que ninguém processa
• Informação crítica perdida em páginas de juridiquês
• Falta de visão integrada do acordo

2. Decisões Baseadas em Percepção, Não em Evidências

• Fornecedor com melhor storytelling vence
• Riscos reais são mascarados por apresentações profissionais
• Capacidade técnica real não é avaliada objetivamente

3. Expectativas Implícitas, Não Explícitas

• Cada lado assume coisas diferentes
• “Óbvio” para você não é óbvio para o fornecedor
• Descoberta tardia de mal-entendidos fundamentais

4. Ausência de Mecanismos de Controle Real

• Status reports genéricos (“tudo bem, no prazo”)
• Falta de métricas objetivas de progresso
• Problemas aparecem apenas em gates críticos

5. Governança Burocrática, Não Efetiva

• Reuniões que não agregam valor
• Processos de escalação que não funcionam
• Ciclos de revisão que ninguém leva a sério

SLA Model Canvas: A Ferramenta Visual que Muda o Jogo. O Que é e Por Que Funciona?

O SLA Model Canvas é uma ferramenta visual de uma página que permite que você e o fornecedor construam juntos, em 4 horas, um acordo completo e transparente que elimina 90% dos problemas típicos de contratação.

Inspirado no Sistema Toyota (eliminação de desperdício) e Design Thinking (colaboração visual), o Canvas organiza todas as dimensões críticas de um contrato tecnológico em 11 blocos interconectados que revelam instantaneamente:

• Se o fornecedor entendeu realmente o que você precisa
• Se ele tem recursos para entrega
• Onde estão os gaps e riscos
• Se o custo faz sentido para o escopo 
• Como você controlará a execução

ROI Imediato para o Executivo de TI

Redução de 60% no tempo de seleção:

• Workshop de 4h substitui meses de idas e vindas
• Decisão baseada em evidências visuais, não em intuição
• Alinhamento de expectativas desde o dia 1

Redução de 70% em disputas contratuais:

• Responsabilidades visualmente demarcadas
• Métricas acordadas antes da assinatura
• Processos de escalação testados antes de serem necessários

Aumento de 40% na taxa de sucesso de projetos:

• Riscos identificados e mitigados preventivamente
• Governança efetiva, não burocrática
• Ciclos de revisão que realmente agregam valor

Economia média de 25% em custos totais:

• Custos ocultos revelados antes da contratação
• Trade-offs discutidos com transparência
• Mudanças de escopo gerenciadas proativamente

Os 11 Blocos do Canvas: Guia Executivo

FASE 1: Definição Estratégica (Azul)

Bloco 1: Definição do Serviço

O que é: Descrição clara e concisa do que será entregue
Por que importa: Alinhamento de entendimento básico – se falhar aqui, tudo falha
Red flag: Fornecedor usa jargões técnicos para descrição simples (sinal de falta de clareza)

Exemplo executivo:

X – “Implementação de solução de transformação digital cloud-native com arquitetura serverless” 

OK – “Migração de 50 aplicações de data center próprio para AWS, mantendo disponibilidade 99.95% e conformidade SOX”

Bloco 2: Problemas Atuais

O que é: Riscos e dores que justificam o investimento
Por que importa: Conecta tecnologia a impacto no negócio – base para ROI
Red flag: Fornecedor ignora problemas atuais e foca apenas em features (não entendeu o negócio)

Perguntas críticas para o fornecedor:

• Qual o problema #1 que você entendeu que precisamos resolver?
• Qual o maior risco operacional que você identificou?
• O que acontece se não fizermos este projeto?

Bloco 3: Valor para o Negócio

O que é: Impacto mensurável nos objetivos estratégicos da empresa
Por que importa: Justifica investimento para o board – base para business case
Red flag: Benefícios vagos (“melhoria de eficiência”) sem números concretos

FASE 2: Requisitos e Métricas (Verde)

Bloco 4: Requisitos

O que é: Condições que DEVEM ser atendidas para o sucesso do projeto
Por que importa: Base para avaliação objetiva de fornecedores e sucesso do projeto
Red flag: Requisitos vagos (“sistema rápido”) em vez de específicos (“< 200ms de resposta”)

Checklist executivo – Requisitos Não-Funcionais Críticos:

• Disponibilidade: SLA de uptime acordado (ex: 99.95% = 4.4h downtime/ano)
• Performance: Tempos de resposta em diferentes cenários de carga
• Segurança: Certificações obrigatórias (ISO 27001, SOC 2, LGPD)
• Escalabilidade: Capacidade de crescer 10x sem refactoring
• Recuperação: RTO (tempo para recuperar) e RPO (perda de dados aceitável)
• Suporte: Disponibilidade e SLA de resposta (24/7? horário comercial?)

Bloco 5: Métricas/Metas

O que é: Como o sucesso será medido objetivamente
Por que importa: Transforma “achismos” em dados – base para cobrança e penalidades/bônus
Red flag: Fornecedor resiste a métricas específicas (sinal de que não confia na própria capacidade)

Dashboard Executivo de Métricas:

FASE 3: Implementação e Controle (Laranja)

Bloco 6: Papéis/Responsabilidades/Demarcação

O que é: Quem faz o quê – onde termina a responsabilidade de um e começa a do outro
Por que importa: 80% das disputas contratuais vêm de responsabilidades mal definidas
Red flag: Fornecedor quer responsabilidades amplas mas vagas (“faremos o necessário”)

Matriz RACI Executiva – Atividades Críticas:

Perguntas para eliminar zonas cinzentas:

1. Às 3h da manhã de domingo, o sistema cai. Quem é acionado primeiro?
2. Descobrimos uma vulnerabilidade crítica. Quem decide se corrigimos agora ou esperamos próxima janela?
3. Cliente pede mudança de escopo. Quem aprova? Quem arca com custo?
4. Precisamos escalar infraestrutura 5x por causa de campanha de marketing. Quem faz? Quem paga?

Bloco 7: Recursos

O que é: O que cada lado precisa ter para o projeto funcionar
Por que importa: Identifica gaps antes de assinar – evita surpresas de “precisamos contratar X”
Red flag: Fornecedor não consegue detalhar equipe (nomes, senioridade, dedicação)

Due Diligence Executiva – Avaliação de Recursos do Fornecedor:

Recursos Humanos:

• Nomes, currículos e senioridade da equipe alocada
• Percentual de dedicação ao projeto (exclusivo? 50%? compartilhado?)
• Backup para cada papel crítico (e se o arquiteto sair?)
• Taxa de rotatividade da empresa (< 15% é saudável)
• Bench disponível para escalar rapidamente

Recursos Técnicos:

• Infraestrutura própria ou terceirizada?
• Ferramentas de desenvolvimento e gestão de projeto (modernas?)
• Ambientes adequados (dev, QA, staging, produção)
• Ferramentas de monitoramento e observabilidade (você terá acesso?)

Recursos Financeiros:

• Balanço dos últimos 2 anos (empresa saudável?)
• Runway (quantos meses de operação sem novos contratos?)
• Seguros e garantias (cobertura adequada para riscos?)
• Número de clientes (dependência de poucos clientes é risco)

Bloco 8: OLA (Operational Level Agreements)

O que é: Acordos internos da sua empresa para suportar o fornecedor
Por que importa: Fornecedor excelente falha se sua organização não cumpre sua parte
Red flag: Você não consegue garantir prazos de OLAs internos (projeto está condenado)

OLAs Críticos para Garantir Internamente:

Ação executiva: Envie lista de OLAs para cada área ANTES de assinar contrato. Confirme comprometimento por escrito.

Bloco 9: Custo

O que é: Estrutura completa de custos – diretos, indiretos, recorrentes, ocultos
Por que importa: Preço da proposta é apenas 60% do custo total real
Red flag: Fornecedor não detalha custos ou resiste a discutir custos indiretos

Perguntas executivas sobre custo:

1. O que NÃO está incluído neste preço? (lista de exclusões)
2. Em que cenários o custo aumenta? (triggers de custo adicional)
3. Qual o custo de mudar de fornecedor no ano 2? (exit cost)
4. Há penalidades financeiras por cancelamento antecipado?

Bloco 10: Comunicação/Relatórios/Escalation

O que é: Como você saberá se o projeto está no rumo certo – antes de ser tarde demais
Por que importa: Visibilidade previne surpresas; processo de escalação salva projetos em crise
Red flag: Fornecedor propõe apenas reuniões mensais e relatórios em PDF (opacidade total)

Governança Executiva – Framework Mínimo:

Dashboards em Tempo Real (acesso 24/7):

• Burndown/burnup (progresso real vs planejado)
• Métricas de qualidade (bugs, cobertura de testes)
• Métricas de performance (SLAs em tempo real)
• Consumo de orçamento vs progresso

Reuniões Estruturadas:

Processo de Escalação (Teste antes de precisar):

Nível 1 - Operacional (0-4h)
↓ Problema técnico não resolvido em 4h?

Nível 2 - Tático (4-24h) - Gerentes de Projeto
↓ Risco ao prazo/orçamento/qualidade?

Nível 3 - Estratégico (24h+) - Diretores
↓ Impacto ao negócio ou necessidade de decisão contratual?

Nível 4 - Executivo (Crítico) - C-level + Comitê de Crise

Teste de stress: “Simule um incidente P1 às 2h da manhã. Quanto tempo até chegar à pessoa certa?”

Bloco 11: Ciclo de Revisão

O que é: Quando e como o acordo será revisado e ajustado
Por que importa: Projetos mudam; acordos rígidos levam a conflitos; ciclos de revisão permitem ajustes proativos
Red flag: Fornecedor propõe contrato de 3 anos sem cláusulas de revisão (rigidez excessiva)

Ciclos de Revisão Executiva:

Revisão de Sprint (Quinzenal) – Nível Tático:

• Demo de funcionalidades
• Ajuste de backlog
• Identificação de impedimentos

Revisão de Qualidade (Mensal) – Nível Tático:

• Análise de métricas de SLA
• Débito técnico
• Plano de melhorias

Business Review (Trimestral) – Nível Estratégico:

• Valor entregue vs investimento
• ROI parcial
• Ajustes de escopo/orçamento se necessário
• Renovação ou término antecipado

Revisão de Riscos (Contínua + Formal Trimestral):

• Novos riscos identificados
• Efetividade das mitigações
• Atualização de planos de contingência

Cláusulas executivas de revisão:

• Direito de auditar processos e código trimestralmente
• Ajuste de preços se escopo mudar > 20%
• Opção de término sem penalidade após 12 meses (se insatisfeito)
• Revisão anual de SLAs baseada em dados históricos

Conclusão: Da Intuição à Evidência

A próxima vez que você precisar escolher um fornecedor para um projeto de R$ 2 milhões, você tem uma decisão clara: continuar no caminho tradicional de RFPs intermináveis, propostas volumosas e decisões baseadas em “feeling” – com 68% de chance de problemas graves e 40% de estouro de orçamento – ou investir 4 horas em um workshop colaborativo com o SLA Model Canvas que revela instantaneamente se o fornecedor entendeu seu problema, tem recursos reais para entregar, e onde estão os riscos ocultos. A diferença não está apenas nos números (70% menos disputas, 25% de economia em custos), mas na tranquilidade de tomar decisões baseadas em evidências visuais, não em apresentações bonitas.

Daqui a 6 meses, quando você estiver apresentando os resultados ao board, você quer estar explicando problemas inesperados ou celebrando um projeto entregue no prazo, dentro do orçamento e com total visibilidade desde o dia 1? A diferença entre essas duas realidades não é sorte – é método. O SLA Model Canvas transforma contratos de 200 páginas que ninguém lê em um acordo visual de uma página que todos entendem, acompanham e cumprem. Sua próxima contratação – e sua carreira – agradecem pela mudança de abordagem.

Referência
MUNCINELLI, Gianfranco; PECORA JR., José Eduardo. SLA Model Canvas. XXV Simpósio de Engenharia de Produção (SIMPEP), Bauru/SP, 2018.